第18关 动态数据源

你好，很开心又见到你。通过第17关-透视表的计算，相信你已经能够熟练应用数据透视表进行计算。

工作中，我们经常会遇到按业绩大小排序，还有数据源会遇到变动，更改。如果数据变动，再去重新生成数据透视表，那工作量太大。而今天学习的动态数据源，就是为了解决这个问题的。

今天，我们就通过一家饮料公司的销售业绩表，来掌握动态数据源的使用方法。

请你先下载配套练习：

你是否看到了一家饮料公司的销售业绩表？老板要快速对产品的销售业绩排序，并且能够按月、季度、品类来查看销售业绩，这么多需求，得怎么查看呢？

别急，这就是今天我们学习的内容：

1.排序与筛选

“排序”

还记得刚才老板的需求么？老板要快速对产品的销售业绩排序，怎么办？

我们这里给大家介绍3种排序方式：自动排序、手动排序、自定义排序。

自动排序

打开下载的配套练习，选1-排序和筛选附表。

我们按产品名称对总销量进行排序，点击产品右侧【小三角】-升序，即可完成销量从低到高的排序。操作如下：

你是否做出了下图效果呢？

自动排序还有一种方法也比较简单，比如要把总销量按降序排序，点击总销量列任一数值-右键-排序-降序，操作如下：

你是否做出如下效果？

下面我们来看手动排序：

手动排序

有时候我们需要把一些字段提前，这时候手动排序就派上用场。

点击要排序的单元格-鼠标移至边缘出现四角箭头-向上向下拖动，即可完成手动排序。操作如下：

然后继续拖动要排序的单元格，直到达到你的预期效果（以下只是示意图，理解原理即可）：

自定义排序

但是当数据量大的时候，手动一个个调整费事费时。这时候，自定义排序可以预先设定顺序，就可以解决这个问题。

比如，我们按特定序列【可乐、雪碧、红茶、凉茶、柠檬茶、果味汽水、运动饮料、大罐椰汁、大罐橙汁】自定义排序。

步骤1：先恢复上一步状态，按总销量从大到小进行排序，然后添加自定义序列，操作如下：

步骤2：点击产品【小三角】-升序：

你是否做出如下效果呢？

“筛选”

筛选有三种方式，分别是利用字段下拉列表筛选、字段标签筛选、值筛选来进行。

首先，来看利用字段下拉列表筛选，比如筛选【大罐椰汁、大罐橙汁】的销量。

请点击产品【小三角】-只勾选大罐椰汁、大罐橙汁：

你是否做出如下效果？

其次，来看利用字段标签进行筛选。

比如要筛选含【茶】产品的销量，步骤：点击产品【小三角】-标签筛选-包含-茶-确定。

聪明的你应该做出如下效果：

最后，我们来看使用【值筛选】进行筛选。

比如筛选销量前3的产品，操作步骤：点击产品【小三角】-值筛选-前10项-改成3-确定：

你做出了如下效果吧：

学习完数据透视表的排序与筛选，接下来，我们学分组统计，这是非常常用的功能。

2.分组统计

分组统计包含3个大功能：自动分组、手动分组、取消分组。

“自动分组”

自动分组可以按照日期、数值来分组。

请你先打开配套练习的【2-分类组合】附表。

我们现在想按日期来分组，比如按按月/季度汇总销售总额。操作步骤：点击任一一个日期，右键-组合-选季度、月、日，点确定。具体操作图：

你应该做出如下效果了吧？

下面我们按照数值分组，比如按照按单价区间汇总产品的销量。具体步骤：点击任一一个单价，右键-组合-起步：0，步长5-确定，具体操作如下：

你是否做出如下效果？

“手动分组”

在手动分组中，如何按如下产品类别进行分组统计呢？

这个操作其实并不难，步骤1：按住Ctrl键连续选中可乐、雪碧、果味汽水-右键，选择“创建组”。

然后，进行步骤2：更改数据组1字段为：汽水。

步骤3：重复以上步骤，对其他产品进行组合分类。完成如下效果：

“取消分组”

当分完组之后，我们想取消现有的分组。怎么做呢？右键点击标签列-取消组合，具体操作图如下：

完成了排序筛选、以及分组统计后，接下来，我们来学习刷新数据源：

3.刷新数据源

我们做好数据透视表，最不希望发生的是原始数据更改了。因为那意味着返工。但现在，老师教你的这个功能，可以解决这个问题，那就是刷新数据源。

简言之，数据源更改，只要提前设置好，只需要刷新，最终的数据透视表也会跟着变。

我们分三个部分来跟大家讲明白动态数据源：刷新数据源、修改数据源、建立超级表。

“修改数据源”

请你点开【饮品销售数据】附表，我们模拟数据源更改的情况。比如，在第8行，把销量90改成86，销售金额改为688。

然后，我们点击透视表-分析-刷新，操作如下：

有没有发现，我们更改过的数据源，刷新后就马上体现在数据透视表中呢？

“新增数据源”

有时候，我们不是简单的改数字，而是增加了数据源，这时候简单的刷新就不一定能成立了。那该怎么做呢？

来，我们直接操作来体验，点击“饮品销售数据”表，先完成步骤1：按【Ctrl+shift+↓】，直接定位到数据表最后的一行。操作如下：

然后完成步骤2：添加1行数据： 2019/10/1 可乐 3 129 387：

接下来，完成步骤3：点击按日期汇总透视表-分析-更改数据源，具体操作如下：

然后，按【Ctrl+shift+↓】定位最后一行，再点击确定，具体操作图如下：

最后做出如下效果，你看新增的数据源是不是已经算上了？

学到这里，恭喜你掌握了刷新更新透视表的功能。你学会更改数据源、新增数据源了，根本不用返工！但老师这里要交教你一个更厉害的功能！

“建立超级表”

什么是超级表呢？

就是一系列设定好格式的表格。它不仅可以管理和分析数据，还可以对数据进行排序、筛选和设置格式等。

最关键的是它可以自动更新数据源，根本不用重新设置数据源区域。下面让我们体验一下超级表的功能：

我们先来插入超级表：在饮品销售数据表格中，进入“饮品销售数据”表格。

点击表中任意单元格，在“插入”选项卡下选择“表格”，具体操作如下：

然后，创建数据透视表【按日期汇总销售金额】，勾选日期、销售金额、月，并更改表名为“超级表”：

然后，我们在饮品销售数据附表中，试着添加1行数据： 2019/10/2 可乐 3 159 477，刷新透视表数据源看看。

你看，我们刚才添加的10月2日的数据，自动就同步过来了，根本不用刚才的重新设置区域、刷新，有没有觉得很方便快捷？

下面，我们对课程做个总结：

首先，我们学习了数据透视表中排序与筛选的功能，组合应用呈现出想表达的重点。

然后，我们学习了分组统计，学会根据需求来生成特定组合的透视表。

最后，我们学习了更新数据源，特别是超级表的设定，能为我们的工作提供不少便利：

4.下关预告

下一关，我们要学习的是第19关-动态透视图表，你会见识到透视表中最为高级的功能——会动的图表，搞定它，你的报表汇报可以说是能惊艳全场！

下载表格

第18关-18-学校管理常用表格模板50例