第5关 数据规范-下
同学你好，很高兴又见面了！通过第4关数据验证（上）的学习，你是不是对数据规范有了一定认识，同时也明白数据规范对Excel运算的重要性了。
你有没有发现，我们第4关针对的是已经输入数据的格式规范，这属于亡羊补牢。但我们在工作中，为了高效，在一开始就树立数据规范的意识，减少后期返工。所以，我们今天第5关是针对刚开始数据录入时的数据规范问题的。
那，究竟怎么做可以保证数据录入都是规范的呢？
数据录入规范的核心在于数据验证。下面我们就先来认识数据验证，然后一步步学习不同类型的数据验证。
1.认识数据验证
什么是数据验证呢？
简单来说，就是让别人按照你设定的规则去填表。官方一点的表述是，数据验证可以控制填表人输入的数字和文本为你规定的类型。
换句话说，就是填表人录入不规范时，Excel会报错，数据根本录不进去，使得填表人不得不按照我们的要求来！
数据验证对于要与他人共享工作簿，并希望输入的数据准确无误且保持一致时，十分有用。
还记得第4关中经常出现的格式问题么？
第1点，来访日期是多重表头；
第2点，出现空行，存在无效信息；
第3点，试用车型那一列包含多个信息；
第4点，存在空值，缺少必要信息；
第5点，存在太多的合并单元格；很影响之后的数据汇总；
其实，以上所有问题， 都可以通过提前设置数据验证来规避！
下面，我们就带大家一步步实操学习【数据验证】。请你先下载配套练习表格。
打开表格了么？我们这一关的目标是让大家学会设置数据验证，最终你会设置成如下效果：
当然，你不需要全部录入数据，只需要补充两列体验到数据验证的好处即可：
好了，下面我们就来一步步设置数据验证。
首先，我们在表格中创建标题表头，然后依次输入标题字段，这是还原你日常工作的情景，请按指引操作哦。标题如下：
标题创建好，接下来，我们输入序号，然后拖动向下填充，选择以序列填充，做出如下效果：
好了，下面进入数据验证环节了。
2.数据验证类型
常见的数据验证类型有4种，分别是日期验证、文本验证、序列验证、数字验证。
下面，阿狸带你一个个学习它们的用法。
日期验证
日期验证的功能是按照你规定的范围输入日期，具体操作和举例如下：
下面，我们开始实操。首先，选中B列【来访日期】，然后点击【数据】-【数据验证】，然后会弹出对话框。
（如果你用wps，可点击【数据】-【有效性】，可同样实现此功能）
在弹出的数据验证对话框中，根据需要设置验证的条件。这里，我们选择【日期】、【大于等于】，再输入【开始日期】，点确定，操作如下图：
初步设置完后，表格中就存在日期验证了。但是，填表人并不知道我们有这个验证。所以，我们要给填表人一个输入信息说明和输入错时的提示。
我们再次选中B列【来访日期】，设置【输入信息】，同时设置【出错警告】，操作如下图：
我们来验证一下刚才设置的效果吧，点击B列任意单元格试试，操作如下图：
是不是觉得很神奇，Excel开始帮助你自动提醒填表人了！下一步我们要进入文本验证了。
文本验证
文本验证的功能在于按照你规定的文本格式、长度输入文本，举例如下：
在Excel中，最常见的文本验证是 验证姓名的长度、手机号码，下面我们一一设定。
我们开始实操文本验证，选中C列【客户姓名】，然后点击【数据】-【数据验证】，然后会弹出对话框，设置对应的验证条件，点确定，具体操作如下：
接下来，我们要把手机号码设置成文本。选中D列【手机号码】，然后点击【开始】-【单元格格式】，设置为文本，具体操作如下：
然后打开数据验证，设置手机号码的验证条件，然后确定，操作如下：
这样文本的数据验证就设置完了，你来检测下，是否设置成功？在C列和D列输入试试看。
下一步，我们要开始进行序列验证。
序列验证
所谓序列验证，就是说填表人只能在我们提供的序列中做选择，否则就报错。举例如下：
这一个操作可以极大地避免表格中意思一样但表达不同的文字，可以提升读表人的效率，对后期统计也能省时间。
我们来看看怎么操作，首先，选中E列【来源】，然后点击【数据】-【数据验证】，然后会弹出对话框，在允许列中选择【序列】，然后在来源中选择序列来源，也就是你提供给填表人的选项。具体操作如下：
设置完成后，点击E列单元格，是不是出现对应的序列选项了呢？
同理，我们完成设置【成交状态】列的数据验证，可以做出如下效果：
同样地，设置F列【汽车品牌】的序列验证，勾选对应的序列，具体操作如下：
我们发现，在对【车型】做序列验证时，好像必须要带上汽车品牌，我们得设置二级下拉列表。怎么设置呢？别担心，阿狸老师帮你找到解决办法了，我们在公式一栏中创建名称，具体操作如下：
点击【公式】-【名称管理器】后，我们发现名称-数值创建好了，这就是我们想设置的二级下拉列表的序列来源。
在F2单元格选择一个汽车品牌，再选中G2:G21，设置数据验证，然后在来源中，填写的序列来源，输入公式=indirect(F2)，引用对应汽车品牌下的车型列表。具体操作如下：
然后，你可以检测一下是否设置成功，点击G列任意一个单元格，是否出现对应的二级下拉列表呢？
下面我们要进行数字验证：
数字验证
数字验证，顾名思义，主要是对数字一些格式进行设置。比如数字范围、小数点、公式引用等。
我们来实操数字验证。选中H列【原价】，然后点击【数据】-【数据验证】，然后会弹出对话框，设置需要的数字格式。具体操作如下：
同理，我们设置I列【折扣】的验证格式，具体操作如下：
同理，设置J列【成交价】的验证格式，不同之处在于，我们设置的是自定义公式验证。
因为成交价这里涉及到公式运算=J2=H2*I2，在excel中尽量避免人算，多用Excel算，这样准确率才高。具体操作如下：
我们验证一下，刚才设置的成交价是否成功。我们输入错误成交价50000，这时，你会发现，Excel开始报错了。
讲到这里，四大验证法已经学完了，数据验证是不是没有你想得那么难呢？
下面，请你手动体验一下自己做出的数据验证成果，来把下图两行数据记录输入你的表格中。做出如下效果：
还记得第4关学的超级表么，我们给它套上超级表，这样Excel能准确识别每个字段的信息。如果第一行的单元格出现绿色角标，是因为第一行是标题，不满足上面数据验证设置的要求，出现了提示。我们点击忽略错误即可。
下面，我们对今天所学，进行一个总结：
首先，我们学习数据验证的功能和使用范围。
然后，我们，明确了数据验证的4大分类，以及掌握了每1类的具体操作。
3.下关预告
下一节，我们要学习的是第6关-数据查看和汇总，学会它，你就能轻松找到你想看的任何数据，并且按照你希望的方式去呈现给读表人。
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