第6关 数据查看和汇总
你好，很高兴又见面了！通过第4、5关的学习，你已经对数据规范有了系统的认识，并且可以设置数据验证，来确保别人跟你协作时按照你的要求填表。
接下来，阿狸老师将带你学习Excel中必备的操作，数据查看和汇总，你每天都会用得到。你准备好了吗？
第6关-数据查看和汇总，包含了数据的筛选、排序、以及汇总。学会本节内容，将帮助你快速找到所学信息，并且按照指定序列呈现汇总结果，这将大大提升你对Excel功能的认知水平和的工作效率！
话说，公司交给美美一份采购的工作，美美做好了采购表给老板看，可是，老板总是觉得这个表大而全，不能一眼找到自己需要的信息。老板想看11月份的采购记录，可美美把11、12月份的混起来了，这可怎么办呢？
请你先下载今天的配套练习：
打开配套练习，你是否看到美美做的采购表了呢？
其实，解决美美的问题并不难。我们只要学会筛选就可以了。
1.筛选
在Excel中，一般有4种筛选类型，分别是日期筛选、数字筛选、文本筛选、单元格格式筛选，下面我们依次操作这4个筛选，帮你学会筛选操作！
日期筛选
做这个日期筛选，就可以帮助美美提供11月份的采购记录。怎么做呢？
先点击任意单元格，然后点菜单栏-【数据】-【筛选】，你就会发现，表头出现了一个下三角标志，那就表明筛选操作成功了！
我们想按日期筛选，所以点击采购日期按钮，只勾选11月，这样就只呈现11月的采购数据。
你是否帮美美做出11月的采购数据来了呢？
数字筛选
除了日期筛选，很多时候我们也用数字筛选。它的操作也很简单。首先，我们先清除原有的日期筛选，具体操作如下：
然后，我们点击【采购数量】筛选按钮，点击数字筛选，选择大于，输入15。具体操作如下图：
这样采购数量超过15件的就被筛选出来了，是不是很方便呢。
文本筛选
下面我们按照指定的文本来筛选。还是先清除原有的数字筛选，然后点击【货品名称】筛选按钮-文本筛选，选择结尾是，然后输入“机”，点击确定。具体操作如下图：
这样，在货品名称这一列中，凡是末尾带“机”的货品，都被筛选出来了。
单元格格式筛选
这种筛选顾名思义可以根据单元格的颜色、字体颜色和图标等筛选。先点击任意一个筛选按钮，然后点按颜色筛选-橙色。具体操作如下图：
你是否筛选出橙色的单元格呢？
然后，还可以按照图标筛选。具体操作如下：
这样，就筛选出了到货状态都标注红色的列表了：
大家有没有发现，以上的筛选都是单个条件的筛选。可实际工作中，我们可能要同时筛选多个条件，比如，我们想找在12月份，从珠江卓卓公司采购的产品记录。那该怎么办呢？
别担心，阿狸教你多条件筛选，就可以解决这个问题。
多条件筛选
我们先在采购日期筛选12月的记录，然后再在供应商一列筛选出珠江卓卓公司，具体操作如下：
操作完成后，可以做出如下效果：
讲到这里，我们最常见的筛选功能就讲完了，我们来做个小结：
下面，我们进入排序操作的学习。
2.排序
排序就是按照一定顺序呈现，使得看表人能在第一时间看到大小、多少排序。
在excel中，常见的排序类型有3种。分别是按单列排序、按多列排序、按单元格格式排序。
按单列排序
先点击【采购日期】列任意单元格，在【数据】选项，点击升序，就可以实现【采购日期】单列升序了。操作如下图：
你是否做出【采购日期】升序的效果呢？
然后我们按照操作，再来体验一下【货品名称】升序，操作如下图：
然后做出如下效果：
最后，我们体验下【采购金额】降序，操作如下图：
操作排序需要注意的是，在已经操作排序的列表，Excel表头上方都有相应的标志提示，大家要注意哦：
下面，我们来按多列排序：
按多列排序
这个操作步骤略微复杂一些，总共有6大步骤，不过，相信聪明的你一定可以做出来！
①选择区域内的任意单元格
②【数据】-【排序和筛选】-【排序】
③【列】选择要排序的第一列
④【排序依据】选择排序类型
⑤【次序】选择排序方式
⑥若要添加作为排序依据的另一列，单击【添加条件】，重复步骤③-⑤
我们来体验下按【供应商】升序、【日期】升序排序。先完成这两步：①选择区域内的任意单元格。②【数据】-【排序和筛选】-【排序】；操作如下图：
然后，我们在弹出的排序对话框中，①【列】选供应商，②【次序】选为升序，③点击添加条件，④然后【列】选采购日期，其他默认。⑤再点确定。操作如下图：
你是否做出了如下效果呢？
接下来，我们按【供应商】自定义排序、【日期】升序排序。具体操作如下：
然后，你要在自定义序列中，导入定义的序列，具体操作如下：
然后，再次点击【数据】-排序，打开排序对话框，然后在【供应商】列选择自定义序列，选择刚才我们导入的序列，点击确定。操作如下图：
你是否做出了如下效果呢？
下面，我们来说按照单元格格式排序：
单元格格式排序
按照单元格格式排序，与按多列排序类似，分为5个步骤。
①选择区域内的任意单元格
②【数据】-【排序和筛选】-【排序】
③【列】选择要排序的第一列
④【排序依据】选择单元格颜色（或字体颜色、单元格图标）
⑤【次序】选择排序方式
我们体验一下按图标排序，把 绿色图标（全部已到货）的排序在顶端。
首先，打开排序对话框，选择一个条件，删除，找到按条件格式图标排序的选项。具体操作如下图：
你做出来了吗？
然后，我们再尝试把标橙色的记录（采购单价最贵）放在顶端。具体操作顺序如下：
操作完成后，你可以做出如下效果：
排序功能讲完了，我们对知识点做个总结：
接下来我们进入汇总计算板块的学习：
3.汇总计算
在汇总计算中，最常见的有两种，一种是快速汇总，特点在于快，但只能汇总全部数据。
另一种是分类汇总，可以根据需求，实现分类、部分数据的汇总。
快速汇总
快速汇总，以快著称。通过创建超级表实现，基本上点几下鼠标，数据就完成汇总。超级表有自动美化表格、自带筛选器、快速计算三个功能。
我们来体验一下，用超级表来快速汇总数据。
首先，打开【2-快速汇总】工作表，点【开始】，选择【套用表格样式】，选橙-灰表格样式。具体操作如下图：
接下来，我们点击任意单元格，然后勾选汇总行，具体操作如下图：
接下来，我们要用超级表快速计算了。在表格底端，采购金额一列，勾选【求和】，在到货状态一列勾选【无】。具体操作图如下：
你计算出汇总结果了么？
细心的同学发现了，用超级表来快速汇总只能对数据全部汇总。但在实际工作中，有时需要挑一些数据汇总，那这就要用到我们的分类汇总了：
分类汇总
假设现在老板想看按照不同供应商汇总的数据。那么，在分类汇总时，我们先要对供应商排序，然后才能分类汇总。打开【3-分类汇总】表，具体操作如下：
接下来，我们在【数据】选项下，点击【分类汇总】，我们选择按照【供应商】来【求和】，然后汇总项，只勾【采购金额】，具体操作图如下：
然后，你是否做出了如下效果，你是不是看到表格左边多了3个级别呢？
阿狸教你这3个级别怎么用。
点击左上方【1】，可查看一级汇总数据；
点击【2】，可查看二级汇总数据。即按【供应商】汇总的数据；
点击【3】，可查看三级汇总数据。即详细的采购记录和一二级汇总数据。
具体示意图如下图：
根据上图，虽然我们能看到各个供货商的汇总采购金额，但是数据太分散，不便于查看，我们要把它整理到一块。具体操作如下：
然后，我们复制单元格，把表格黏贴在空白处。具体操作如下：
然后，我们再简单处理一下表格。用【查找替换】功能，把汇总替换成空白，然后清除中间两列，最后提取出按供应商采购的总金额。
下面，我们对整个课程做个总结：
你学会了分类汇总了么？
首先，我们了解筛选功能，并认识和实操了4种筛选类型：
其次，我们学习了4种排序的功能，这样可以按照我们希望的顺序呈现数据：
最后，我们掌握了汇总计算的功能，学会了快速汇总和分类汇总。
4.下关预告
下一节，我们要学习的是第7关-表格可视化，学会它，你能做出让人眼前一亮的汇报表。
下载表格