第4关 数据规范-上
你好，很高兴又见面了！通过前3关的体验学习，大家已经对Excel有了一定的了解。接下来，老师将带大家进行更加系统深入的学习，你准备好了吗？
今天进入数据处理模块，这是Excel中最高频和最基础的功能。在第4关，我们将学习数据规范，让你从表格制作的第一步开始，严格确保输入再无障碍
很多同学，一开始用Excel时，都会形成一些不良的习惯，比如多余空格、日期格式写错、数字后带着单位，习惯合并单元格，你不知道，这些小小的操作，很可能就会让Excel报错，不能正常工作！
一个很典型的例子是：中国人的名字有两个字的。有些人为了“美观”，常常在两个字的名字中间敲空格键。可是常常敲的空格键个数又不一致。这导致Excel以为这是两个不同的人，然后就是给业务造成不必要的返工。
其实，很多普通Excel选手，不懂数据规范，就会给自己挖好多“坑”。你要知道，Excel不是一个普通的记事本，它是一个小型的数据处理系统，既然是系统，它就有一定的运行规范。今天，阿狸就给你讲清楚数据录入规范，为你日后高效工作打好基础。
1.初识数据规范
请你先下载本节的配套练习。
下载后，你打开是否看到了一家汽车销售公司的客户来访记录呢，你觉得这张表格有什么问题么？
乍一看，很多同学会觉得这张表格做得挺美观，好像没什么问题。但是阿狸老师要告诉你，这张表格有大问题咧！主要问题是数据不规范：
问题汇总：
第1点，来访日期是多重表头；
第2点，出现空行，存在无效信息；
第3点，试用车型那一列包含多个信息；
第4点，存在空值，缺少必要信息；
第5点，存在太多的合并单元格；很影响之后的数据汇总；
细心一点会发现，原价那一列单元格中加了“万”为单位，影响公式计算……
细数数据规范问题有很多，这也是很多Excel普通选手和专业选手的区别。别担心，阿狸今天就带你搞定数据规范问题。
经过阿狸的讲解，你会修改出一张数据非常规范的表格，如下:
接下来，我们就结合汽车销售公司的客户来访记录表，来了解在Excel世界中数据规范的常识。
Excel中有两种基本的表格，按照功能性质分为汇总表和明细表。
汇总表是用于数据呈现和汇报。它往往集中汇总展现，如
明细表是有详细的数据记录。大家日常录入的表格都是明细表，如
在本节，我们重点讲明细表的数据规范。那么明细表有哪些数据规范呢？
Excel明细表有两类规范，一类是表格布局规范，另一类是单元格格式规范。下面我们就为大家一一讲解。
2.表格布局规范
表格布局规范有4个原则，大家一定要注意：
下面，我们来根据以上表格布局规范，结合汽车销售公司的客户来访记录，来进行相应原则的学习，然后通过修改，使得它的格式符合规范。
原则1：每行是一条记录
我们发现在表格中有几行是空白的，这显然，违背了每行是一条记录的原则，我们需要删除掉空白的行。
阿狸教大家一个批量删除的技巧，这样非常省事。首先，我们要通过定位条件，来锁定空白单元格。具体操作如下：
定位条件选择空值后，你会发现，Excel已经帮你锁定了B列的空白单元格。状态如下图所示：
然后，点击右键，选择删除，勾选整行，确定。这时，你会发现，空白的两行都被你删除掉了！具体操作如下：
原则2：每列是一个属性
我们观察表格会发现，在产品信息-试用车型那列，每一个单元格填了2种属性，比如“哈弗-哈弗H6”，这会让Excel分不清，把它当成一种属性处理，后续统计造成不便。我们需要对其进行分列，变为1个属性占据1个单元格。
首先，选中F列，插入1列单元格，操作如下图：
然后，我们进行【分列】。点击E3单元格，然后用使用快捷键【Ctrl+Shift+方向盘▼】，选中E3到E列最后一个数据，然后点击菜单栏【数据】-【分列】，具体操作如下：
然后，你会发现界面弹出一个文本分列向导窗口。（共3步，这是第1步）
你需要选择【分隔符号】，然后点下一步。
文本分列向导第3步，点击完成，然后在弹出的对话框点确定。操作如下：
这时，你会发现，试用车型下的汽车品牌和车型两个属性，已经实现了分列。效果如下图：
有没有发现在新加的那一列文本末尾有括号“）”，我们现在把它批量删除掉。阿狸教你一个新的批量删除方法，【查找和替换】，具体操作如下图：
你是否做出了下图效果呢？
接下来，我看来看下一个表格布局规范：
原则3：无空值
在表格成交信息-成交状态中，我们发现有很多表格是空白。这是Excel不允许的。阿狸教你一个批量填充的方法，把这些空白补齐。
首先定位J3:J50区域的空值，然后输入：意向未成交，接着，按Ctrl+Enter。完成批量填充，做出如下效果：
你做出来了吗？接下来，我们来面对最后一个原则：
原则4：无合并单元格
合并单元格表面上看上去好看了，但是这会影响后期的的数据统计和汇总，就拿公式应用来说，因为合并单元格的存在，没有办法批量应用。后期效率会特别低。所以，我们尽量不要合并单元格。
那既然已经合并了，那该怎么做呢？在同一列存在合并同类项。先选中区域，然后取消合并就可以了，具体操作如下：
取消合并单元格后，会发现表格中有很多空白，我们再用定位空值，来批量填充之前的姓名，具体操作如下：
填充完成后，我们发现，同一行也存在合并单元格现象（多重表头）。我们把第一行删除，变成一行表头：
经过表格布局的4大原则调整，最终，我们做出下图效果，你做出来了么？
我们对表格布局规范做一个知识点小结，帮助你巩固所学：
完成了表格布局规范调整，接下来我们进入调整单元格的规范中，调整完就能得到一份规范、整洁的，excel系统认可的表格。
3.单元格格式
在Excel中，单元格格式规范有3类，分别是日期格式、文本格式和数字格式。
下面，我们结合汽车销售公司的案例，来给大家说明。
日期格式
首先，我们发现在来访日期一栏，日期格式不规范。在Excel系统中，认可的格式有3种，其他比如 2019.12.5、2019年12月5号，这些都是错误的格式，示意图如下：
还记得我们的查找替换法么？用它就可以快速把错误格式替换成正确格式。具体操作如下图：
你替换完了么？是不是发现现在的日期还是两种格式呢?别急，这时我们通过设置单元格格式为短日期，就可以完全统一。具体操作如下：
文本格式
很多同学在表格录入名字时，为了让名字对齐，喜欢在名字中间加空格。比如“刘 斌”。这样表面上看是美观了，但实际上输入不规范，为日后统计查找埋下坑。
如果名字中间带空格，你查找搜索“刘斌”就根本搜索不到，非常影响工作效率。所以，我们要把空格删除掉。还是用我们的查找替换法（这个方法在你日后工作中会出现上千次，好好练习），具体操作如下：
修改完【客户姓名】后，我们在调整文本格式还有一项工作，就是看单元格含义表达是否重复。因为如果一个两个字段意思相近，只是表述不同，Excel是无法判定的，也就一定程度影响后期统计。
我们看到【来源】一列中，有意思相同的表达，比如熟人推荐、朋友推荐、别人推荐就是一个意思。其实用一个词语表达即可。怎么做呢？我们先统计一下来源有几种。具体操作如下：
然后，我们选中N列，点击菜单栏-【数据】-【删除重复值】-确定，具体操作如下：
我们把3种意思一样的词语，统一成一样的表达，如下图示意：
然后选中D列，在查找内容中输入：*推荐，替换为：熟人推荐。具体操作如下：
（这里“*推荐”代表末位带推荐二字的字段，有兴趣同学自行查找学习）
改完来源那一列后，我们再来调整成交状态字段的文本。
同样的问题——字段意思重复。意向未成交和未成交，其实都是未成交。为了区别这两种状态，我们暂且给它替换成意向A和意向B。示意如下图：
具体的查找替换操作，参考下图。这里需要注意勾选按【单元格匹配】替换，否则【意向未成交】会被替换成【意向意向B】。
替换完成后，文本部分的格式修改完成，我们进入数值的格式的修改。
数值格式
在顾客来访表中，经常会登记手机号码。手机号码不用于计算，为了让Excel方便识别，我们把手机号码转化成文本。具体操作如下图：
在原表格中，【原价】【折扣】是数值，要参与计算，加了单位后就变成了文本无法参与计算。所以要去掉单位只留下数值，还是用我们的查找替换法。具体操作如下图：
在成交价一列中，也带了单位万。这是很不规范的。我们用原价和折扣来计算出成交价。具体的计算公式如下：（计算完后，双击单元格右下角，实现批量填充）
计算出成交价来后，我们发现数值很大，这里把它设置成以千分位符相隔的格式，会方便读数，操作如下：
这样，我们就把单元格格式中日期、文本、数值不规范的地方都修改完成了。你是否做出如下的效果呢？
这样就算规范的明细表了么？当然不是，我们还需要把普通的表格变成超级表。生成超级表后，我们进行汇总、统计就非常高效了！
超级表
首先，我们把表格的背景色和边框调成无。具体操作如下：
然后，我们点击开始-套用表格格式-选择一个你喜欢的格式。这样我们的超级表就生成了！
超级表生成了，但是列宽宽窄不一不好看，这里阿狸告诉你一个小技巧，快速调整列宽。操作如下：
你是否做出如下的效果呢？
恭喜你完成了数据规范的练习，了解了表格布局规范和单元格格式规范。下面，我们来做个总结。
我们了解并实操了表格布局规范的4个原则：
然后，我们实操了单元格格式的规范：
4.下关预告
下一节，我们要学习的是第5关-数据规范-下，里面涉及了数据验证，学会它，你就能完整掌握了数据规范的基础知识点，让你录入数据规快速范、表格整洁清爽！
下载表格